Betroffene Personen, also die, deren Daten verarbeitet werden, können ein umfangreiches Auskunftsrecht gegenüber dem Verantworten geltend machen (Art. 15 DSGVO). Sie haben das Recht, von den Verantwortlichen eine Bestätigung mit der Auskunft darüber verlangen zu können, ob und wie die Daten verarbeiten werden. Wenn dies zutrifft, stehen der betroffenen Person dann umfangreiche Auskünfte über diese personenbezogenen Daten zu. Es wird zudem davon auszugehen sein, dass der Verantwortliche hierzu eine Kopie aller der in Art 15 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Daten der betroffenen Person zur Verfügung stellen muss. Dies sind:

  1. die Verarbeitungszwecke;
  2. die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
  3. die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
  4. falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
  5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
  6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
  7. wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
  8. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Der Verantwortliche muss der betroffenen Person eine Kopie seiner konkreten personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung stellen. Für alle weiteren Kopien, die die betroffene Person beantragt, kann der Verantwortliche von der betroffenen Person hingegen ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage der tatsächlich auch angefallenen Verwaltungskosten verlangen.

Stellt die betroffene Person den Antrag auf Auskunft bei dem Verantwortlichen in elektronischer Form, so sind ihm die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen, sofern sie nichts anderes angibt. Schließlich darf jedoch das Recht auf Erhalt einer solchen Kopie gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigen.

Der Verantwortliche muss der betroffenen Person dabei alle Informationen über die aufgrund des Auskunftsantrags gemäß Art. 15 DSGVO  ergriffenen Maßnahmen unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung stellen. Diese Frist kann jedoch um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist.

Der Verantwortliche muss dann aber die betroffene Person innerhalb des ersten Monats nach Eingang des Antrags über eine Fristverlängerung informieren und zwar zusammen mit der Angabe der Gründe für die konkrete Verzögerung. Stellt die betroffene Person den Auskunftsantrag elektronisch, so ist sie nach Möglichkeit auch auf elektronischem Weg zu unterrichten, sofern sie nichts anderes angibt.

Unsere Empfehlung

Wenn und soweit die Unternehmen hier bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgabe der DSGVO auch ein entsprechendes Daten- und Informationsmanagementsystem installiert haben, stellen solche Auskünfte kein Problem dar. Ist dies nicht der Fall, kann es auch hier zu Problemen kommen, denn es ist nicht auszuschließen, dass, z.B. aufgrund einer öffentlich zugänglichen Mitteilung, gleich mehrere betroffene Personen ein solches Auskunftsbegehren geltend machen. Aber auch aus Gründen der Nach- und Beweisbarkeit in möglichen Klageverfahren macht ein entsprechendes fundiertes System Sinn.